Перечень кадровых документов

  Документ Закон Срок хранения Примечание
1. Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ

Все время существования компании Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника.
2. Коллективный договор ч.2 ст.190 ТК РФ Все время существования компании Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д.
3. Правило трудового распорядка ч.4 ст.189 ТК РФ Все время существования компании Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ.
4. Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) га.21 ТК РФ Все время существования компании При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная).
5. Положение об аттестации работников ст.81 ТК РФ Все время существования компании В случае проведения аттестации
6. Протокол заседания аттестационной комиссии   15 лет Оформляется аттестационной комиссией
7. Положение о системе обучения ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ Все время существования компании В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов.
8. Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки.
9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей.
10. Приказы по основной деятельности ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. Все время существования компании Оформляются по распоряжению руководителя
11. Журнал регистрации входящих /исходящих документов   Все время существования компании Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу
12. Журнал регистрации командировочных удостоверений   5 лет Регистрируются командировочные удостоверения
13 Книги учета приказов перечень Росархива от 06.10.2000 г. Время хранения приказа Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д.
14. Должностные инструкции     Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.
15. Штатное расписание (ф.Т-3) ст.57 ТК РФ 5 лет При каждом изменении формируется новое штатное расписание.
16. График отпусков ст.123 ТК РФ 1 год Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.
17. Трудовой договор ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ 75 лет Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о  приеме на работу.
18. Приказ о приеме на работу ст.68 ТК РФ 75 лет Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.
19. Трудовая книжка ст.66 ТК РФ 50 лет Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.
20. Личная карточка работника (ф.Т-2) Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 75 лет Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности
21. Анкета сотрудника   75 лет Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.
22. Личное дело   75 лет Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение.
23. Приказ о переводе на другую работу ст.72.1. ТК РФ 75 лет Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка.
24. Приказ об увольнении

ч.1 ст.80 ТК РФ

 

п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ

75 лет

При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.

При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины

25. Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. 5 лет Оформляются по распоряжению руководителя

 

26.

 

Табель учета рабочего времени ч.3 ст.91 ТК РФ 75 лет Учитывается фактически отработанное время
27. Договор о материальной ответственности   5 лет Заключается с материально ответственным лицом

28.

График сменности   5 лет В случае работы по сменам.
29. Список работников, работающих на вредном производстве   75 лет. Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии)
30. Список работников, уходящих на льготную пенсию   50 лет Для начисления льготной пенсии
31 Инструкция по технике безопасности ст.212, 225 ТК РФ Постоянно